1. Що прийме установа: чек-лист при поданні
Польський чиновник дивиться на три речі: перекладач числиться в реєстрі Мін'юсту на потрібну мовну пару, печатка і підпис стоять на кожній сторінці, а прізвища й дати збігаються з оригіналом і заявою. Як послугу назвали у вашому чеку чи листуванні з бюро — установі байдуже.
- Печатка присяжного перекладача містить номер у реєстрі та мовні пари, на які він акредитований. Без цього штампа документ вважають звичайним перекладом — його повернуть того ж дня або попросять переробити.
- Переклад з позначкою «з копії» установа прийме, лише якщо інструкція прямо дозволяє копію. Для картки побуту, реєстрації шлюбу, спадкових справ і багатьох процедур у ZUS перекладач має бачити оригінал або завірену копію — інакше пакет повернуть.
- Переклад з нотаріальним засвідченням з країн СНД установа не перевіряє: перекладач не входить до польського реєстру, його повноваження підтвердити неможливо. Потрібен новий присяжний переклад, виконаний у Польщі, — незалежно від того, скільки разів документ засвідчували за кордоном.
- На поданні тримайте оригінал і переклад в одному пакеті: чиновник звіряє печатку на останній сторінці перекладу з даними в заяві. Розбіжність в одній літері прізвища — привід повернути весь комплект. Якщо переклад робили давно, перевірте строк дії — при зміні паспортних даних установа інколи просить свіжий переклад.
- Certified translation з печаткою бюро та заявою про засвідчення англійською — формат для британської імміграційної служби (UKVI) і американської (USCIS), а не для польського воєводського управління. Консульство й воєводське управління вимагають різні документи; змішувати формати — часта причина відмови.
Важливо!
Якщо в переліку документів написано «нотаріальний переклад» або «офіційний переклад» — у контексті Польщі замовляйте присяжний переклад (tłumaczenie przysięgłe). Не платіть польському нотаріусу за засвідчення, поки установа не вимагатиме цього письмово. Маєте сумніви — надішліть скан, підкажемо формат до оплати.
2. Нотаріальне засвідчення і присяжний переклад: дві різні процедури
У розмовній мові «нотаріальним перекладом» часто називають будь-який офіційний переклад. У правовій системі Польщі це два різні механізми, і підміняти один іншим не можна.
Присяжный
Присяжний переклад: перекладач складає державний іспит, вноситься до реєстру присяжних перекладачів і сам засвідчує точність перекладу. Печатка ставиться на кожну сторінку, документ нумерується. Саме цей формат вимагають установи, суди, прокуратура і банки при роботі з іноземними документами.
Нотариальное заверение
Нотаріальне засвідчення підпису: нотаріус не перевіряє якість перекладу. Він лише підтверджує, що підпис на аркуші належить конкретній людині. Для картки побуту й більшості процедур у ZUS це не потрібно — досить присяжного перекладу.
СНГ «нотариальный»
«Нотаріальний переклад» з країн СНД: перекладач і нотаріус діють за правилами своєї країни. Для польської установи це неофіційний документ — як звичайний переклад без печатки з реєстру Мін'юсту.
Certified UK/US
Польський нотаріус не може «зробити переклад присяжним» заднім числом. Якщо переклад виконав не присяжний перекладач з реєстру, нотаріальне засвідчення не надає йому статусу присяжного перекладу.
- Коротко: присяжний переклад — це засвідчення тексту акредитованим перекладачем. Нотаріальне засвідчення — засвідчення підпису, а не змісту. Плутанина між ними — головна причина зайвих витрат у клієнтів, які замовляють обидві послуги «про всяк випадок».
3. Коли що замовляти: сценарії
Обирайте формат за місцем подання документа, а не за тим, як послугу назвали в бюро чи в оголошенні.
- Картка побуту, PESEL, реєстрація місця проживання, реєстрація шлюбу в РАЦС (USC), постановка авто на облік — присяжний переклад польською. Нотаріальне засвідчення підпису без письмової вимоги установи не замовляйте.
- Суд, прокуратура, нотаріус при угоді з нерухомістю — присяжний переклад. Суд не приймає український чи білоруський «нотаріальний» переклад, навіть якщо на оригіналі стоїть апостиль.
- Відкриття фірми, реєстрація в реєстрі підприємців (KRS), подання до податкової (Urząd Skarbowy) — присяжний переклад установчих документів і рішень. Звичайний переклад бухгалтер чи податкова не приймуть.
- Працевлаштування, ZUS, нострифікація диплома — присяжний переклад диплома, додатка й довідок. Звичайний переклад з бюро без присяжної печатки служба зайнятості або виш поверне.
- Віза до Великої Британії (UKVI), імміграція до США (USCIS) — certified translation англійською з печаткою бюро. Присяжний переклад з польською печаткою консульство таким форматом не замінить.
- Переклад «для себе» — договір оренди, листування з орендодавцем — досить звичайного перекладу без присяжної печатки, якщо документ нікуди не подається.
- Уже є переклад з нотаріальним засвідченням з України чи Білорусі — для польської установи замовте новий присяжний переклад. Старий документ збережіть як довідковий, але в пакет не додавайте.
4. Часті запитання перед замовленням
Нижче — відповіді на типові сумніви, з якими клієнти звертаються до LEGIX перед першим поданням документів. Якщо ваш випадок нестандартний — надішліть скан документа й опис процедури: підкажемо формат до оплати.
- «У переліку написано нотаріальний переклад» — у Польщі це майже завжди означає присяжний переклад. Уточніть в установі формулювання «tłumaczenie przysięgłe», якщо є сумніви.
- «Чи можна заощадити й принести переклад, зроблений вдома?» — тільки якщо установа прямо приймає документ мовою оригіналу. Для іноземних свідоцтв, дипломів і довідок переклад обов'язковий.
- «Чи потрібен апостиль на перекладі?» — апостиль ставлять на оригінал документа, а не на переклад. Переклад засвідчує присяжний перекладач окремо.
- «Скільки часу займає переклад?» — односторінкове свідоцтво чи паспорт зазвичай готові за 24–48 годин після узгодження. Об'ємний диплом з додатком — довше; строк називаємо до початку роботи.
- Повний гайд з таблицею форматів, типовими помилками й покроковим замовленням — у статті «Нотаріальний переклад документів» у блозі LEGIX.
- Якщо вагаєтеся між двома форматами — напишіть у LEGIX: за сканом і назвою процедури підкажемо, чи потрібен присяжний, certified, чи досить звичайного перекладу.