Апостиль і легалізація документів в Польщі: повне керівництво

Апостиль — це спеціальний штамп (або окремий аркуш), який підтверджує справжність підпису та печатки на документі. Він був запроваджений Гаазькою конвенцією 1961 року, щоб спростити використання документів між країнами-учасницями: замість довгої ланцюжка консульських завірень достатньо одного апостиля.

Апостиль потрібен, коли ви подаєте в Польщі документ, виданий в іншій країні (свідоцтво про народження, диплом, довідка про сімейний стан, судове рішення тощо), і обидві країни — учасниці Гаазької конвенції. Поліція, ЗАГС, воєвода, університет або роботодавець можуть вимагати апостиль, щоб переконатися в справжності документа.

Потрібен апостиль:

• Apostille — Hague Convention countries
• Важливий момент: апостиль проставляється в країні видачі документа, а не в Польщі. Тобто українське свідоцтво про народження апостилюється в Україні, польські органи лише перевіряють наявність і правильність апостиля.
• Legalization — non-Hague countries
• Консульська легалізація потрібна, коли документ виданий в країні, яка не входить до Гаазької конвенції про апостиль. Тоді польські органи не приймуть лише апостиль — потрібна буде повна легалізація через консульство Польщі в країні видачі документа.
• Актуальний список країн-учасниць конвенції можна уточнити на сайті Гаазької конференції з міжнародного приватного права або в консульстві. Якщо вашої країни немає в списку — плануйте легалізацію і закладайте на неї більше часу.

Потрібна легалізація:

• Якщо документ виданий не в Польщі, апостиль на нього ставиться в країні видачі. Наприклад, свідоцтво про народження, видане в Україні, апостилюється в Україні (в органі, уповноваженому проставляти апостиль). Готовий документ з апостилем ви привозите в Польщу і за потреби віддаєте на присяжний переклад. Для перекладу свідоцтв та інших актів цивільного стану у нас є послуга перекладу свідоцтв.
• В Польщі апостиль проставляється на польські документи, які будуть використовуватися за кордоном. За це відповідає Міністерство закордонних справ Польщі (MSZ). Звертатися потрібно до відділень MSZ або до пунктів прийому, які працюють за дорученням міністерства. Документ повинен бути підписаний уповноваженою особою (нотаріус, чиновник, ректор тощо), і тоді на нього можна поставити апостиль.

Апостиль не потрібен:

Помилка 1: Шукати апостиль в Польщі для іноземного документа. Апостиль на документ ставиться в тій країні, де документ виданий. В Польщі апостилюють лише польські документи.

• Помилка 2: Перекладати документ до проставлення апостиля. Спочатку апостиль (або легалізація), потім присяжний переклад. Інакше переклад може не прийняти орган.
• Помилка 3: Плутати апостиль і присяжний переклад. Апостиль підтверджує справжність самого документа. Присяжний переклад перекладає текст документа польською і завіряється перекладачем. Обидва кроки часто потрібні одночасно.
• Порада: Уточніть в тому органі, куди будете подавати документи (ЗАГС, воєвода, роботодавець, вуз), чи потрібен апостиль саме для вашої країни видачі. Іноді між країнами діють двосторонні договори, що спрощують процедуру. Заздалегідь уточніть терміни проставлення апостиля в країні видачі — вони можуть бути від кількох днів до кількох тижнів.

Правильний порядок такий: спочатку в країні видачі на документ проставляється апостиль (або легалізація), потім документ перекладається присяжним перекладачем в Польщі. Переклад робиться вже з того документа, на якому є апостиль — так польський орган бачить і справжність оригіналу, і коректний переклад.

Перекладати документ до проставлення апостиля не має сенсу: орган може запросити апостиль на оригінал, і тоді доведеться замовляти переклад заново з уже апостильованого документа. Тому спочатку завірте документ в країні видачі, потім несіть на присяжний переклад.

Apostille cost depends on country of issue. Sworn translation in Poland — see price list.