Апостиль и легализация документов в Польше: полное руководство

Апостиль — это специальный штамп (или отдельный лист), который подтверждает подлинность подписи и печати на документе. Он был введён Гаагской конвенцией 1961 года, чтобы упростить использование документов между странами-участницами: вместо длинной цепочки консульских заверений достаточно одного апостиля.

Апостиль ставится на оригинал документа или на его нотариально заверенную копию. Внешне это обычно квадратный штамп с заголовком «Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)», номером, датой и подписью уполномоченного органа. После проставления апостиля документ признаётся в других странах-участницах конвенции без дополнительной легализации.

Консульская легализация — это процедура подтверждения подлинности документа для стран, которые не участвуют в Гаагской конвенции об апостиле. Она сложнее: документ сначала заверяется в стране выдачи (например, в министерстве юстиции или иностранных дел), затем — в консульстве страны, где документ будет использоваться.

Легализация занимает больше времени и часто требует личных визитов или отправки документов курьером. Поэтому, если и Польша, и страна выдачи документа — участники конвенции об апостиле, всегда используется именно апостиль, а не полная легализация.

Апостиль нужен, когда вы подаёте в Польше документ, выданный в другой стране (свидетельство о рождении, диплом, справка о семейном положении, судебное решение и т.д.), и обе страны — участники Гаагской конвенции. Полиция, ЗАГС, воевода, университет или работодатель могут потребовать апостиль, чтобы убедиться в подлинности документа.

Важный момент: апостиль проставляется в стране выдачи документа, а не в Польше. То есть украинское свидетельство о рождении апостилируется в Украине, российский диплом — в России (если страна участвует в конвенции), и т.д. Польские органы лишь проверяют наличие и правильность апостиля.

Консульская легализация нужна, когда документ выдан в стране, не входящей в Гаагскую конвенцию об апостиле. Тогда польские органы не примут один только апостиль — потребуется полная легализация через консульство Польши в стране выдачи документа.

Актуальный список стран-участников конвенции можно уточнить на сайте Гаагской конференции по международному частному праву или в консульстве. Если вашей страны нет в списке — планируйте легализацию и закладывайте на неё больше времени.

В Польше апостиль проставляется на польские документы, которые будут использоваться за рубежом. За это отвечает Министерство иностранных дел Польши (MSZ). Обращаться нужно в отделения MSZ или в пункты приёма, которые работают по поручению министерства. Документ должен быть подписан уполномоченным лицом (нотариус, чиновник, ректор и т.д.), и тогда на него можно поставить апостиль.

Если документ выдан не в Польше, апостиль на него ставится в стране выдачи. Например, свидетельство о рождении, выданное в Украине, апостилируется в Украине (в органе, уполномоченном проставлять апостиль). Готовый документ с апостилем вы привозите в Польшу и при необходимости отдаёте на присяжный перевод. Для перевода свидетельств и других актов гражданского состояния у нас есть услуга перевода свидетельств.

Правильный порядок такой: сначала в стране выдачи на документ проставляется апостиль (или легализация), затем документ переводится присяжным переводчиком в Польше. Перевод делается уже с того документа, на котором есть апостиль — так польский орган видит и подлинность оригинала, и корректный перевод.

Переводить документ до проставления апостиля не имеет смысла: орган может запросить апостиль на оригинал, и тогда придётся заказывать перевод заново с уже апостилированного документа. Поэтому сначала заверьте документ в стране выдачи, потом несите на присяжный перевод.

Ошибка 1: Искать апостиль в Польше для иностранного документа. Апостиль на документ ставится в той стране, где документ выдан. В Польше апостилируют только польские документы.

Ошибка 2: Переводить документ до проставления апостиля. Сначала апостиль (или легализация), потом присяжный перевод. Иначе перевод может не принять орган.

Ошибка 3: Путать апостиль и присяжный перевод. Апостиль подтверждает подлинность самого документа. Присяжный перевод переводит текст документа на польский и заверяется переводчиком. Оба шага часто нужны одновременно.

Совет: Уточните в том органе, куда будете подавать документы (ЗАГС, воевода, работодатель, вуз), нужен ли апостиль именно для вашей страны выдачи. Иногда между странами действуют двусторонние договоры, упрощающие процедуру. Заранее уточните сроки проставления апостиля в стране выдачи — они могут быть от нескольких дней до нескольких недель.