Rejestracja małżeństwa w USC (Urząd Stanu Cywilnego) wymaga od cudzoziemców dokumentów po polsku. Jeśli akt urodzenia, zaświadczenie o stanie cywilnym lub akt rozwodu wydano w języku innym niż polski, USC przyjmuje wyłącznie tłumaczenie przysięgłe z pieczęcią tłumacza z rejestru Ministerstwa Sprawiedliwości — zwykłe lub „notarialne” tłumaczenie z innego kraju nie wystarczy. Poniżej — które dokumenty tłumaczyć, co sprawdzić przed złożeniem w USC, typowe błędy i instrukcja krok po kroku.
USC nie przyjmuje tłumaczenia bez pieczęci polskiego tłumacza przysięgłego ani tłumaczeń wykonanych poza Polską bez statusu tłumacza przysięgłego. Taki komplet zwrócą bez wyznaczenia daty ślubu — trzeba będzie zamawiać tłumaczenie od nowa.
CytatPrzed złożeniem w USC porównaj pisownię imion i nazwisk we wszystkich tłumaczeniach z paszportem i oryginałami — rozbieżność w transliteracji to najczęstsza przyczyna zwrotu dokumentów. Po zmianie nazwiska po rozwodzie musi ono być spójne we wszystkich aktach.
Zespół LEGIX
Kiedy potrzebne jest tłumaczenie przysięgłe do małżeństwa w USC?
Tłumaczenie jest potrzebne, gdy dokument wydano w języku innym niż polski i składasz go w Urzędzie Stanu Cywilnego w celu rejestracji małżeństwa lub transkrypcji aktu zagranicznego.
Akt urodzenia: obowiązkowy dokument dla obojga przyszłych małżonków, jeśli akt wydano poza Polską.
Zaświadczenie o stanie cywilnym: potwierdzenie, że nie jesteś w innym związku małżeńskim — format zależy od kraju wydania.
Akt rozwodu lub akt zgonu małżonka: jeśli byłeś wcześniej w małżeństwie — USC sprawdzi, czy poprzedni związek został rozwiązany.
Adnotacje w paszporcie: jeśli w dokumencie są wpisy o stanie cywilnym w obcym języku — USC może poprosić o ich tłumaczenie.
Zagraniczny akt małżeństwa: przy transkrypcji lub rejestracji małżeństwa zawartego za granicą.
Pełnomocnictwo: jeśli dokumenty składa pełnomocnik — tłumaczenie pełnomocnictwa również musi być przysięgłe.
Które dokumenty tłumaczy się do USC: checklista
Przed zamówieniem tłumaczenia sprawdź tabelę — wykaz może różnić się w poszczególnych USC i zależy od obywatelstwa. Dokładną listę uzyskaj w urzędzie, w którym planujesz rejestrację.
Akt urodzenia: pełne tłumaczenie wszystkich stron, adnotacji i pieczęci; apostille w kraju wydania — jeśli wymagany dla Twojego kraju.
Zaświadczenie o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa / stanie cywilnym: osobny blankiet lub wypis z rejestru — tłumaczenie w całości, z datą wydania i okresem ważności.
Akt rozwodu lub akt zgonu małżonka: pełne tłumaczenie z numerem sprawy, datą wyroku i wszystkimi pieczęciami.
Paszport: nie zawsze wymaga pełnego tłumaczenia — ustal w USC; w razie potrzeby tłumaczy się strony z adnotacjami o stanie cywilnym.
Apostille i legalizacja: dla krajów konwencji haskiej — apostille przed tłumaczeniem; dla pozostałych — legalizacja konsularna.
Para językowa: tłumacz z rejestru MS uprawniony do pary „język oryginału → polski” — ukraiński, rosyjski, angielski i inne.
Wymagania USC wobec tłumaczenia przysięgłego
USC przyjmuje wyłącznie tłumaczenie wykonane przez polskiego tłumacza przysięgłego z rejestru MS, z pieczęcią i podpisem na każdej stronie.
Pełne tłumaczenie: wszystkie strony oryginału, w tym pieczęcie, stemple i podpisy — bez skrótów.
Dokładność danych: imiona, data urodzenia, numery aktów i daty muszą odpowiadać oryginałowi i paszportowi.
Ważność zaświadczeń: zaświadczenie o stanie cywilnym często ważne 3–6 miesięcy — tłumaczenie wykonuje się na ważnym dokumencie.
Jakość skanów wpływa na termin — tekst musi być czytelny. USC może wymagać tłumaczenia z oryginału, nie z kopii — ustal przed zamówieniem.
Co się stanie, jeśli tłumaczenie jest nieprawidłowe?
Odmowa przyjęcia dokumentów: USC nie wyznaczy daty rejestracji — trzeba będzie poprawić tłumaczenie i umawiać się ponownie.
Opóźnienie ślubu o tygodnie: nowe zaświadczenia, apostille i ponowne tłumaczenie przesuwają planowaną datę.
Dodatkowe koszty: ponowne tłumaczenie każdego dokumentu, nowe zaświadczenie o stanie cywilnym po upływie terminu i dostawa kurierem.
Instrukcja krok po kroku: od dokumentów do USC
Krok 1. Skontaktuj się z USC, w którym planujesz rejestrację, i poproś o aktualną listę dokumentów dla Twojego obywatelstwa i statusu cywilnego.
Krok 2. Uzyskaj oryginały: akt urodzenia, zaświadczenie o stanie cywilnym, w razie potrzeby — akt rozwodu lub zgonu małżonka.
Krok 3. Sprawdź, czy na każdym dokumencie potrzebny jest apostille lub legalizacja — wykonaj w kraju wydania przed tłumaczeniem.
Krok 4. Zrób jakościowe skany wszystkich stron — tekst, pieczęcie i podpisy muszą być czytelne.
Krok 5. Wyślij skany do biura tłumaczeń — po ocenie podadzą koszt i termin (zwykle 24–48 godzin na typowy akt).
Krok 6. Odbierz tłumaczenie przysięgłe z pieczęcią, sprawdź dane z paszportem i oryginałami — i złóż komplet w USC wraz z partnerem.
Koszt i terminy tłumaczenia dokumentów do małżeństwa
Koszt zależy od objętości każdego dokumentu i języka oryginału. Dokładną wycenę podają po skanach — orientacyjne stawki na cennik.
Typowy akt urodzenia lub zaświadczenie o stanie cywilnym — zwykle 1–2 strony tłumaczenia; akt rozwodu z wyrokiem może być dłuższy.
Standardowy termin: 24–48 godzin po potwierdzeniu zamówienia. Zacznij przygotowania 2–3 miesiące przed planowaną datą ślubu.
Checklista przed USC: (1) tłumaczenie przysięgłe na polski z pieczęcią tłumacza z rejestru MS; (2) wszystkie strony przetłumaczone; (3) dane zgodne z paszportem; (4) apostille, jeśli wymagany; (5) zaświadczenie o stanie cywilnym ważne.
Częste pytania
Tak. USC przyjmuje wyłącznie tłumaczenia wykonane przez polskiego tłumacza przysięgłego z pieczęcią i podpisem. Zwykłe lub notarialne tłumaczenie bez pieczęci tłumacza z rejestru MS nie wystarczy.