Tłumaczenie notarialne czy przysięgłe w Polsce — co przyjmie urząd?

Urzędnik sprawdza trzy rzeczy: tłumacz figuruje w rejestrze MS na właściwą parę językową, pieczęć i podpis są na każdej stronie, a nazwiska i daty zgadzają się z oryginałem i wnioskiem. To, jak usługę nazwano na paragonie czy w korespondencji z biurem, urzędu nie interesuje.

• Pieczęć tłumacza przysięgłego zawiera numer w rejestrze i pary językowe, na które jest akredytowany. Bez tego stempla dokument traktuje się jak zwykłe tłumaczenie — zwrócą go tego samego dnia albo poproszą o poprawę.
• Tłumaczenie z adnotacją «z kopii» urząd przyjmie tylko wtedy, gdy instrukcja wyraźnie dopuszcza kopię. Przy karcie pobytu, rejestracji małżeństwa, sprawach spadkowych i wielu procedurach w ZUS tłumacz musi widzieć oryginał lub poświadczoną kopię — inaczej pakiet wróci.
• Tłumaczenia z poświadczeniem notarialnym z krajów WNP urząd nie weryfikuje: tłumacz nie figuruje w polskim rejestrze, jego uprawnień nie da się potwierdzić. Potrzebne jest nowe tłumaczenie przysięgłe wykonane w Polsce — niezależnie od liczby wcześniejszych poświadczeń za granicą.
• Na spotkaniu miej oryginał i tłumaczenie w jednym pakiecie: urzędnik porównuje pieczęć na ostatniej stronie tłumaczenia z danymi we wniosku. Rozbieżność w jednej literze nazwiska to powód do zwrotu całego kompletu. Jeśli tłumaczenie jest starsze, sprawdź jego aktualność — przy zmianie danych paszportowych urząd czasem wymaga świeżego tłumaczenia.
• Certified translation z pieczęcią biura i certification statement po angielsku to format dla brytyjskiego UKVI i amerykańskiego USCIS, nie dla polskiego urzędu wojewódzkiego. Konsulat i urząd wojewódzki wymagają różnych dokumentów — mieszanie formatów to częsta przyczyna odmowy.

W mowie potocznej «tłumaczeniem notarialnym» nazywa się często każde urzędowe tłumaczenie. W polskim systemie prawnym to dwa odrębne mechanizmy, których nie wolno mylić.

• Krótko: tłumaczenie przysięgłe to poświadczenie treści przez akredytowanego tłumacza. Poświadczenie notarialne to poświadczenie podpisu, nie treści. Mylenie tych pojęć to główna przyczyna zbędnych wydatków klientów zamawiających obie usługi «na wszelki wypadek».

Wybieraj format według miejsca składania dokumentu, a nie według nazwy usługi w biurze czy ogłoszeniu.

• Karta pobytu, PESEL, meldunek, ślub w USC, rejestracja pojazdu — tłumaczenie przysięgłe na polski. Poświadczenia notarialnego podpisu nie zamawiaj bez pisemnego wymogu urzędu.
• Sąd, prokuratura, notariusz przy transakcji nieruchomości — tłumaczenie przysięgłe. Sąd nie przyjmie ukraińskiego czy białoruskiego «tłumaczenia notarialnego», nawet z apostille na oryginale.
• Zakładanie firmy, wpis do KRS, sprawy w urzędzie skarbowym — tłumaczenie przysięgłe dokumentów założycielskich i uchwał. Zwykłego tłumaczenia księgowy ani urząd skarbowy nie przyjmą.
• Zatrudnienie, ZUS, nostryfikacja dyplomu — tłumaczenie przysięgłe dyplomu, suplementu i zaświadczeń. Zwykłe tłumaczenie z biura bez pieczęci przysięgłej urząd pracy czy uczelnia zwrócą.
• Wiza do Wielkiej Brytanii (UKVI), imigracja do USA (USCIS) — certified translation po angielsku z pieczęcią biura. Tłumaczenia przysięgłego z polską pieczęcią konsulat nie zaakceptuje w tym formacie.
• Tłumaczenie «dla siebie» — umowa najmu, korespondencja z wynajmującym — wystarczy zwykłe tłumaczenie bez pieczęci przysięgłej, jeśli dokument nigdzie nie jest składany.
• Masz już tłumaczenie z poświadczeniem notarialnym z Ukrainy lub Białorusi — dla polskiego urzędu zamów nowe tłumaczenie przysięgłe. Stary dokument zachowaj jako materiał pomocniczy, ale nie dołączaj go do pakietu.

Poniżej odpowiedzi na typowe wątpliwości, z którymi klienci zgłaszają się do LEGIX przed pierwszym złożeniem dokumentów. Jeśli twój przypadek jest niestandardowy — wyślij skan dokumentu i opis procedury, podpowiemy format przed płatnością.

• «Na liście jest tłumaczenie notarialne» — w Polsce to niemal zawsze oznacza tłumaczenie przysięgłe. Jeśli masz wątpliwości, doprecyzuj w urzędzie sformułowanie «tłumaczenie przysięgłe».
• «Czy można zaoszczędzić i przynieść tłumaczenie zrobione samodzielnie?» — tylko jeśli urząd wyraźnie akceptuje dokument w języku oryginału. Dla zagranicznych aktów, dyplomów i zaświadczeń tłumaczenie jest obowiązkowe.
• «Czy tłumaczenie wymaga apostille?» — apostille stawia się na oryginale dokumentu, nie na tłumaczeniu. Tłumaczenie poświadcza osobno tłumacz przysięgły.
• «Ile trwa tłumaczenie?» — jednostronicowy akt lub paszport zwykle jest gotowy w 24–48 godzin po ustaleniu szczegółów. Obszerny dyplom z suplementem trwa dłużej; termin podajemy przed rozpoczęciem pracy.
• Pełny przewodnik z tabelą formatów, typowymi błędami i zamówieniem krok po kroku — w artykule «Tłumaczenie notarialne dokumentów» na blogu LEGIX.
• Masz wątpliwości między dwoma formatami? Napisz do LEGIX — na podstawie skanu i nazwy procedury podpowiemy, czy potrzebne jest tłumaczenie przysięgłe, certified, czy wystarczy zwykłe.