Przygotowanie tłumaczenia zaczyna się od wymagań instytucji odbierającej, a nie od skanera. Ten sam dyplom, akt lub zaświadczenie może być składany w całości albo z załącznikiem, z apostille lub bez, papierowo bądź elektronicznie.
Ten materiał jest checklistą przed zleceniem: co zebrać, które strony zeskanować, kiedy uzyskać apostille, jak uzgodnić pisownię nazwiska i kiedy potrzebny będzie oryginał. Osobny artykuł o tłumaczeniu przysięgłym online opisuje późniejszy proces zamówienia.
Przejdź listę przed pytaniem o cenę. Kompletny i czytelny pakiet pozwala od razu ocenić objętość oraz uniknąć przerwy z powodu brakującego odwrotu, nieaktualnego zaświadczenia lub nowego załącznika.
Najpierw uzyskaj listę od odbiorcy, następnie sprawdź aktualność i kolejność legalizacji, później zbierz wszystkie strony, a dopiero na końcu skanuj. Cena i termin są wiarygodne, gdy biuro widzi ten sam komplet, który zostanie złożony.
011. Zacznij od listy instytucji odbierającej
Poproś o pisemny wykaz zamiast odtwarzać cudzy pakiet. Uczelnia, pracodawca, sąd, bank i urząd mogą mieć inne wymagania nawet wobec dokumentów o tej samej nazwie.
Zaznacz wynik na własnej liście i zachowaj pisemne potwierdzenie odbiorcy: pomoże ono biuru wycenić właściwy format bez zgadywania.
Sprawdź ten punkt przed wysłaniem plików. Jeżeli wymaganie nie jest jasne, zadaj odbiorcy jedno konkretne pytanie i dołącz odpowiedź do zlecenia.
Porównaj dokument z paszportem i resztą pakietu, a potem otwórz plik na telefonie i komputerze: drobny tekst, numery oraz pieczęcie muszą być czytelne po powiększeniu.
Nadaj plikowi jasną nazwę i wskaż osobę oraz procedurę. Jest to szczególnie ważne przy zleceniu obejmującym kilku członków rodziny.
Zaznacz wynik na własnej liście i zachowaj pisemne potwierdzenie odbiorcy: pomoże ono biuru wycenić właściwy format bez zgadywania.
Sprawdź ten punkt przed wysłaniem plików. Jeżeli wymaganie nie jest jasne, zadaj odbiorcy jedno konkretne pytanie i dołącz odpowiedź do zlecenia.
022. Sprawdź daty wydania i aktualność
Samo tłumaczenie zwykle nie ma terminu ważności; ograniczenie częściej dotyczy dokumentu źródłowego. Zaświadczenia o niekaralności, stanie cywilnym, dochodach lub wyciągi bankowe odbiorcy często chcą widzieć jako świeże — zwykle z ostatnich trzech–sześciu miesięcy, lecz nie jest to uniwersalne prawo.
033. Ustal kolejność apostille, legalizacji i tłumaczenia
Nie uzyskuj apostille i nie zamawiaj tłumaczenia na zapas. Potwierdź, czy legalizacja jest wymagana, którego dokumentu dotyczy i czy sama klauzula ma zostać przetłumaczona. Kolejność zależy od kraju wydania i celu.
- Potwierdź potrzebę apostille w tej sprawie.
- Sprawdź właściwy organ i dokument.
- Zapytaj, czy klauzula podlega tłumaczeniu.
- Nie laminuj dokumentu przed legalizacją.
- Zeskanuj komplet ponownie po apostille.
- Przekaż wszystkie kartki i połączenia klauzuli.
044. Wykonaj czytelny skan lub zdjęcie
Praktycznym standardem jest kolorowy skan 300 dpi zapisany jako PDF, choć nie jest to jedna norma prawna wszystkich instytucji. Zdjęcie z telefonu wystarczy do wyceny, jeżeli aparat znajduje się nad kartką, światło jest równe, a automatyczne kadrowanie zachowało krawędzie.
Tłumacz opisuje pieczęcie, podpisy, dopiski i fragmenty nieczytelne. Filtry mogą usunąć bladą pieczęć, dlatego lepiej wysłać wierny obraz i wskazać problem.
- Pokaż cztery rogi i margines wokół kartki.
- Zeskanuj przód oraz tył każdego arkusza.
- Sprawdź ostrość numerów i tekstu pieczęci.
- Usuń odblaski, cienie, palce oraz zagięcia.
- Połącz strony w jeden uporządkowany PDF.
- Nie wysyłaj zrzutów po silnej kompresji.
Wyślij dokumenty przed zleceniem
Sprawdzimy komplet i jakość plików, a następnie potwierdzimy format, cenę i termin.
055. Uzgodnij pisownię nazwisk z paszportem
Spójność danych w pakiecie ma znaczenie. To samo nazwisko może mieć różne warianty łacińskie z powodu transliteracji, wymiany dokumentu lub dawnego zapisu. Nie wolno samodzielnie poprawiać źródła; rozbieżność trzeba zgłosić.
- Przepisz dane dokładnie z aktualnego paszportu.
- Sprawdź drugie imię, łączniki i znaki diakrytyczne.
- Porównaj pisownię rodziców oraz dzieci.
- Dołącz wcześniejsze tłumaczenie kontynuowanej sprawy.
- Zgłoś zmianę nazwiska i dodaj akt.
- Nie proś o ukrycie błędu w oryginale.
066. Ustal, kiedy potrzebny jest oryginał
077. Uporządkuj pakiet rodzinny lub wielodokumentowy
Duże zlecenie organizuj według osób i procedur. Załóż folder dla każdego wnioskodawcy, dodaj wymagania oraz wspólny indeks. Akt dziecka nie pomiesza się wtedy z dokumentem rodzica.
- Utwórz folder każdego członka rodziny.
- Nazwij pliki nazwisko-dokument-strona.
- Dodaj spis zawartości każdego folderu.
- Oznacz wspólne akty dwóch osób.
- Podaj liczbę egzemplarzy dla procedur.
- Wyznacz jeden kontakt do uzgodnień.
088. Błędy przygotowania opóźniające zlecenie
Praca najczęściej zatrzymuje się z powodu niepełnego źródła: braku odwrotu, załącznika, strony apostille albo pieczęci zasłoniętej odblaskiem. Drugą przyczyną są wymagania poznane dopiero po rozpoczęciu tłumaczenia.
- Nie wysyłaj tylko strony uznanej za ważną.
- Nie przycinaj krawędzi dla ładnego kadru.
- Nie tłumacz przed decyzją o apostille.
- Nie mieszaj osób bez nazw plików.
- Nie licz terminu z niepełnego materiału.
- Nie obiecuj odbiorcy niepotwierdzonego formatu.
CytatNajlepszy plik do wyceny nie jest najładniejszy, tylko kompletny: wszystkie strony, krawędzie, pieczęcie, podpisy, załączniki i jasne oznaczenie właściciela.
Zespół LEGIX
Wyślij dokumenty przed zleceniem
Sprawdzimy komplet i jakość plików, a następnie potwierdzimy format, cenę i termin.
09Częste pytania
Praktyczny punkt odniesienia to kolorowy PDF 300 dpi z czytelnymi krawędziami, drobnym tekstem, podpisami i pieczęciami. Dobre zdjęcie z telefonu również wystarczy do wyceny.