Подготовка к переводу начинается не со сканера, а с требований организации, которая получит документы. Один и тот же диплом, акт или справка могут подаваться в разных форматах: целиком либо с приложением, с апостилем либо без него, в бумажном или электронном виде.
Этот материал — pre-order checklist: что собрать, какие страницы снять, когда поставить апостиль, как согласовать написание имени и в какой момент понадобится оригинал. Он дополняет статью о присяжном переводе онлайн, где описан уже сам процесс заказа.
Пройдите список до запроса цены. Полный читаемый комплект позволяет бюро сразу увидеть объём, задать только необходимые вопросы и не останавливать работу из-за пропущенного оборота, истёкшей справки или нового приложения.
Сначала получите список от принимающей организации, затем проверьте актуальность и последовательность легализации, после этого соберите все страницы и только тогда делайте сканы. Цена и срок перевода достоверны лишь тогда, когда бюро видит тот же комплект, который вы собираетесь подать.
011. Начните со списка принимающей организации
Попросите у получателя письменный перечень, а не собирайте пакет по чужому примеру. Требования университета, работодателя, суда, банка и польского госоргана отличаются даже для документов с одинаковым названием.
Отметьте результат в своём списке и сохраните письменное подтверждение принимающей организации: оно поможет бюро рассчитать именно нужный формат без догадок.
Проверьте этот пункт до отправки файлов. Если требование неясно, задайте получателю один конкретный вопрос и приложите его ответ к заказу.
Сравните документ с паспортом и остальным пакетом, затем откройте файл на телефоне и компьютере: мелкий текст, номера и печати должны читаться при увеличении.
Назовите файл понятно и укажите, к какому человеку и процедуре он относится. Это особенно важно, когда в заказе несколько членов семьи.
Отметьте результат в своём списке и сохраните письменное подтверждение принимающей организации: оно поможет бюро рассчитать именно нужный формат без догадок.
Проверьте этот пункт до отправки файлов. Если требование неясно, задайте получателю один конкретный вопрос и приложите его ответ к заказу.
022. Проверьте даты выдачи и срок актуальности
У перевода обычно нет отдельного срока действия: ограничение чаще относится к исходной справке. Справки о несудимости, семейном положении, доходах или банковские выписки принимающие организации нередко хотят видеть свежими — обычно в пределах трёх–шести месяцев, но это практика, а не универсальный закон.
033. Определите порядок апостиля, легализации и перевода
Не ставьте апостиль и не заказывайте перевод «на всякий случай». Уточните у получателя, требуется ли легализация, на каком документе и должна ли переводиться сама отметка. Во многих процедурах последовательность зависит от страны выдачи и назначения документа.
- Уточните, нужен ли апостиль именно для этой процедуры.
- Проверьте, какой орган и на какой документ ставит отметку.
- Спросите, должна ли отметка входить в перевод.
- Не ламинируйте и не изменяйте документ до легализации.
- Сканируйте документ заново после добавления апостиля.
- Передавайте переводчику все листы и скрепления отметки.
044. Сделайте читаемый скан или фото
Для стабильного результата ориентируйтесь на цветной скан 300 dpi и PDF. Это практический стандарт качества, а не юридическая норма для каждого учреждения. Телефонное фото тоже подходит для оценки, если камера находится строго над листом, света достаточно, а автоматическая обрезка не срезала края.
Переводчик описывает печати, подписи, рукописные пометки и нечитаемые фрагменты. Фильтры, усиление контраста и ретушь могут стереть слабую печать или изменить вид документа. Лучше отправить честное изображение и отдельно указать проблемное место.
- Покажите четыре угла и небольшой фон вокруг листа.
- Снимите лицевую и оборотную сторону каждого листа.
- Проверьте фокус на мелких номерах и тексте печатей.
- Уберите блики, тени, пальцы и изгиб возле корешка.
- Сохраните страницы в одном PDF в правильном порядке.
- Не отправляйте скриншоты и файлы после сильного сжатия.
Пришлите документы до заказа
Проверим полноту и качество файлов, затем подтвердим формат, цену и срок.
055. Согласуйте написание имён как в паспорте
Переводчик передаёт данные исходного документа, но для пакета важно единообразие. Одна фамилия может иметь несколько вариантов латиницей из-за разных правил транслитерации, смены документа или исторической записи. Самостоятельно исправлять исходник нельзя — расхождение нужно заранее обозначить.
- Выпишите имя и фамилию точно как в действующем паспорте.
- Проверьте второе имя, отчество, дефисы и диакритические знаки.
- Сравните написание у супругов, родителей и детей.
- Приложите предыдущий перевод, если пакет продолжает старое дело.
- Сообщите о смене фамилии и добавьте подтверждающий акт.
- Не просите скрывать ошибку, уже существующую в оригинале.
066. Решите, когда нужен оригинал, а когда достаточно скана
077. Соберите семейный или многодокументный заказ
Большой заказ лучше организовать по людям и процедурам, а не по типам файлов. Создайте папку для каждого заявителя, вложите требования получателя и добавьте общий индекс. Так свидетельство ребёнка не смешается с актом родителя, а одинаковые фамилии не приведут к неверной привязке.
- Создайте отдельную папку на каждого члена семьи.
- Назовите файлы по схеме фамилия-документ-страница.
- Добавьте краткий список содержимого каждой папки.
- Отметьте общие акты, относящиеся к двум заявителям.
- Укажите количество бумажных экземпляров по каждой процедуре.
- Передайте один контакт для согласования всего заказа.
088. Ошибки подготовки, которые задерживают заказ
Чаще всего работа останавливается не из-за сложности языка, а из-за неполного исходника: нет оборота, приложения, страницы с апостилем или печать закрыта бликом. Вторая группа задержек — требования, выясненные после начала перевода.
- Не отправляйте только страницу, которая кажется важной.
- Не кадрируйте края ради красивого изображения.
- Не заказывайте перевод до решения вопроса с апостилем.
- Не смешивайте документы нескольких людей без подписей.
- Не рассчитывайте срок по неполному предварительному файлу.
- Не обещайте получателю формат, который он не подтвердил.
ЦитатаЛучший файл для оценки — не самый красивый, а полный: все стороны, края, печати, подписи, приложения и понятная подпись, кому принадлежит документ.
Команда LEGIX
Пришлите документы до заказа
Проверим полноту и качество файлов, затем подтвердим формат, цену и срок.
09Частые вопросы
Ориентируйтесь на цветной PDF 300 dpi: все края, мелкий текст, подписи и печати должны читаться при увеличении. Это практический ориентир качества, а не единая юридическая норма. Хорошее фото с телефона тоже подходит для оценки.